伝言メモ   〜仕事の壺〜  

キチンと分類 印刷する方は click


担当者が外出または席を外している時、
代わって対応した人は、担当者に内容を伝える必要があります。

伝え方は、メールやメモ、口頭などといろいろあると思いますが、
重要なことは、その内容が正確であること、担当者に伝わることです。

まず正確であるためには、5W1Hで確認します。
お客様相手は誰なのか、いつ伝言を受けとったのか、誰が対応したのか、内容は何だったのか、
場合によってはなぜそのようなことを言われたのか理由を書いておくことも必要でしょう。

こちらから連絡する場合の相手の電話番号・部署など、
アポイントであれば、場所の確認など、金額、数量も言われたなら、それも大切です。
来社なのか電話なのかなども重要なポイントです。


次に、緊急性が高ければすぐに電話なりで担当者に伝える必要があります。
メールしておけばよいとか、メモにしておけばよいというものではないでしょう。
緊急→すぐ伝える ということです。

緊急性が高くない場合(この判断も難しいところですが)、
メールなりメモなりで伝えることになるでしょう。

手書きの場合は、読める字で書くことです。
またどちらの場合も、ダラダラと書かず、パッと見たら把握できるぐらいの簡潔さが重要です。


最後に重要なことは、伝わったかどうかという点です。
メモを担当者のデスクに貼っておいたとしても、
剥がれてそのメモが無くなってしまう可能性もゼロではないでしょう。
メールも、捨ててしまったということも無きにしも非ずでしょう。

メモを書いたから終わり、メールをしたから終わりではなく、
伝わったかまでを確認することが、伝言を受けた代わって対応した者の仕事です。
また伝言は受けていないけれども、誰が来たとか電話があったとかも伝えたほうが良い時もあります。


Topページに戻る